Sales Admin Executive

OVERALL POSITION / TỔNG QUAN VỊ TRÍ: The Sales Admin is responsible for supporting the sales team in administrative tasks, managing sales documentation, coordinating with relevant departments, and ensuring smooth sales operations / Nhân viên Sales Admin chịu trách nhiệm hỗ trợ đội ngũ bán hàng trong các công việc hành chính, quản lý tài liệu bán hàng, phối hợp với các phòng ban liên quan và đảm bảo hoạt động bán hàng diễn ra suôn sẻ. RESPONSIBILITIES / TRÁCH NHIỆM CHÍNH: Receive bank transaction note and customer information from the sales team, process booking requests, and ensure accuracy / Nhận UNC và thông tin khách hàng từ đội ngũ bán hàng, xử lý yêu cầu đặt chỗ và đảm bảo tính chính xác. Coordinate with accountant/admin of Savills/Developer to confirm payment receipts and update records accordingly / Phối hợp với kế toán/admin của Savills/ chủ đầu tư để xác nhận biên lai thanh toán và cập nhật hồ sơ phù hợp. Manage booking receipts and necessary documentation, ensuring all signatures are completed before processing / Quản lý biên lai đặt chỗ và các tài liệu cần thiết, đảm bảo tất cả chữ ký được hoàn thành trước khi xử lý. Maintain customer records, update booking details in the system, and archive documents properly / Lưu trữ hồ sơ khách hàng, cập nhật chi tiết đặt chỗ trong hệ thống và lưu trữ tài liệu đúng cách. Collaborate with the finance team to track payments and ensure proper invoices / Hợp tác với bộ phận tài chính để theo dõi thanh toán và đảm bảo hóa đơn chính xác. Handle contract preparation, verification, and distribution / Xử lý việc chuẩn bị, xác minh và phân phối hợp đồng. Preparing weekly/ monthly sales reports and documentation as required / Chuẩn bị báo cáo bán hàng hàng tuần/ tháng và tài liệu khi cần thiết. Support the sales team in administrative tasks to enhance efficiency / Hỗ trợ đội ngũ bán hàng trong các công việc hành chính để nâng cao hiệu quả làm việc. Other tasks as assigned by management / Các công việc khác theo sự chỉ đạo của Quản Lý. REQUIREMENTS: Language: English / Ngôn ngữ: Tiếng anh Bachelor's degree in business administration, Sales, or a related field / Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Bán hàng hoặc lĩnh vực liên quan. 1-2 years of experience in sales administration or a similar role / Có 1-2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính bán hàng hoặc vị trí tương tự. Strong organizational and time-management skills / Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt. Proficiency in Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) and sales management software / Thành thạo Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) và phần mềm quản lý bán hàng. Excellent communication and coordination abilities / Khả năng giao tiếp và phối hợp tốt. Detail-oriented and capable of handling multiple tasks efficiently / Chú ý đến chi tiết và có khả năng xử lý nhiều nhiệm vụ một cách hiệu quả. Ability to work under pressure and meet deadlines / Khả năng làm việc dưới áp lực và hoàn thành đúng hạn.