Empfang / Front Office & Office Support (m/w/div)

Fairer Welthandel, an den jeder glauben kann.

FLOCERT ist ein weltweit führender Anbieter von Assurance-Dienstleistungen. Neben der exklusiven Zertifizierung für Fairtrade bietet FLOCERT auch Zertifizierungs- und Verifizierungsleistungen sowie maßgeschneiderte Nachhaltigkeitslösungen an, um Unternehmen bei ihrer ethischen Geschäftstransformation zu unterstützen.

Mit sieben internationalen Standorten und Geschäftstätigkeit in rund 120 Ländern kombiniert FLOCERT globale Reichweite mit lokaler Expertise für mehr als 6.000 Kunden. FLOCERT bleibt seiner Mission verpflichtet und arbeitet mit allen Arten von Organisationen zusammen – von kleinbäuerlichen Produzenten bis hin zu international anerkannten Marken –, um Fairness im Welthandel zu fördern.

Als People and Planet First verifiziertes Unternehmen ist FLOCERT stolz darauf, als ein Unternehmen anerkannt zu sein, das soziale und ökologische Ziele in den Vordergrund stellt.

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Beschreibung der Position

Sei der organisatorische Anker unseres Head Offices in Bonn.

Das Front Office bei FLOCERT ist eine zentrale operative Schnittstelle – kein klassischer Empfang. In der Rolle Front Office & Business Support Coordinator (Empfang / Front Office & Office Support) verbindest Du eine professionelle Präsenz am Empfang mit strukturiertem First-Level-Support in den Bereichen HR, Office-Administration und Veranstaltungsorganisation.

Du arbeitest in einem Zwei-Schicht-Modell zwischen 08:00 und 17:30 Uhr und stellst eine verlässliche Abdeckung des Front Office sicher. Die Position ist zentral im Büroalltag angesiedelt, bietet hohe Sichtbarkeit, klare Verantwortlichkeiten und regelmäßigen Kontakt mit internen und externen Ansprechpartner*innen.

Deine Rolle auf einen Blick

Du verantwortest den professionellen Betrieb des Front Office und bist erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Besucher*innen und externe Dienstleister. Durch praktische Koordination und verlässliche Unterstützung trägst Du zu effizienten internen Abläufen, HR-Prozessen sowie zur erfolgreichen Durchführung interner Meetings und Veranstaltungen bei.

• Arbeitszeit: Vollzeit (38,5 Stunden pro Woche) 
• Arbeitsort: FLOCERT GmbH Headquarter Bonn, Deutschland
• Gehalt: Tarifvertrag für den Groß- und Außenhandel in NRW, Gehaltsgruppe IV (Assistenz-Level); die konkrete Einstufung innerhalb der Tarifgruppe richtet sich das der Qualifikation und Berufserfahrung
• Start: so bald als möglich

Deine Aufgaben

• Sicherstellung eines professionellen Empfangsbetriebs und der Front-Office-Abdeckung im Zwei-Schicht-Modell (gemäß SLA-Anforderungen)
• Erste Ansprechperson für Besucher*innen, Mitarbeitende und externe Partner; Steuerung von Zutritt, Anfragen und Kommunikationsflüssen
• Bedienung der zentralen Telefonanlage und Empfangskanäle; strukturierte Annahme, Priorisierung und Weiterleitung von Anfragen
• First-Level-Support für Besprechungsräume, Konferenztechnik und Büroinfrastruktur; Koordination externer Dienstleister
• Unterstützung von HR und Operations bei Onboarding-Aktivitäten, administrativer Koordination und interner Kommunikation
• Organisation der Logistik für interne Meetings, Workshops und Veranstaltungen (Räume, Catering, Vor-Ort-Support)
• Mitwirkung an einem reibungslos funktionierenden Büroalltag, inkl. Küchen- und Kantinenkoordination

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder bürobezogene Ausbildung (z. B. IHK) oder vergleichbare praktische Qualifikation
• Berufserfahrung im Empfang, Front Office, Service Desk, Kundenservice oder administrativer Koordination
• Sehr gute Englischkenntnisse (C1) sowie sichere Deutschkenntnisse
• Ausgeprägte Serviceorientierung mit klarer, ruhiger und belastbarer Kommunikation
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, Outlook, Teams und administrativen Tools
• Strukturierte, zuverlässige und detailorientierte Arbeitsweise; Priorisierungsfähigkeit unter Zeitdruck
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Pünktlichkeit und Ownership für reibungslose Tagesabläufe
• Erfahrung in internationalen oder interkulturellen Arbeitsumfeldern
• Identifikation mit den Werten einer missions- und werteorientierten Organisation

Was wir bieten

• Eine zentrale, sichtbare Rolle im operativen Kern einer internationalen Organisation
• Klare Verantwortlichkeiten und strukturierte Übergaben im Schichtmodell
• Wertschätzendes, kooperatives und wertebasiertes Arbeitsumfeld
• Enge Zusammenarbeit mit HR, Operativer Bereich und Führungskräften
• Strukturiertes Onboarding und Entwicklungsmöglichkeiten
• Attraktives Benefits-Paket und langfristige Perspektive

Bewerbung

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Bitte beachte, dass wir ausschließlich Online-Bewerbungen berücksichtigen. Nur Kandidat*innen, die für ein Interview ausgewählt werden, erhalten eine Rückmeldung zum weiteren Verlauf des Auswahlprozesses.

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Regina Jatzke
HR Manager for Recruiting & Employer Branding
+49 (0)228 2493-278

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