Mitarbeiter Empfang / Büroorganisation (m/w/d)

Gestalten Sie Ihre berufliche Zukunft mit uns

Seit über vier Jahrzehnten steht die ZWP Ingenieur-AG für nachhaltiges und ressourcensparendes Bauen der Zukunft. Unsere mehr als 400 Fachkräfte an zehn Standorten setzen innovative Standards in der umweltfreundlichen Gebäudetechnik. Wir machen Bürogebäude, Einkaufszentren sowie Museen, Schulen und Kliniken im In- und Ausland zukunftssicher – das schafft vielfältige Einsatzmöglichkeiten von Zertifizierungen über digitale Vernetzung von Gebäuden bis hin zu Lichtplanung oder Laborplanung. In über 3.000 erfolgreichen Projekten haben wir unsere Philosophie des gegenseitigen Respekts, Vertrauens und der Offenheit verfeinert – diese Erfolge treiben wir kontinuierlich voran, etwa durch regelmäßige Fortbildungen oder attraktive Benefits und Arbeitsbedingungen, die zu den Lebensentwürfen unserer Mitarbeiter:innen passen.

Grundstein Ihrer Aufgabe: Abwechslung

• Sie sind in alle Abläufe der Niederlassung eingebunden und arbeiten täglich eng mit dem Team zusammen.

• Sie sind verantwortlich für den professionellen Empfang unserer Kunden, Partner sowie Lieferanten sowohl persönlich als auch telefonisch.

• Sie koordinieren Besprechungsräume am Standort, sorgen für deren Vorbereitung und kümmern sich um das Wohl unserer Gäste.

• Sie übernehmen Sekretariatsaufgaben und unterstützen bei administrativen sowie organisatorischen Tätigkeiten.

• Ihre Aufgaben umfassen den Einkauf/Bestellwesen sowie die Beauftragung von Dienstleistern und Wartungsfirmen.

• Sie erledigen Schriftverkehr per E-Mail oder Brief (auch nach Diktat) ebenso wie Telefonkorrespondenz.

• Zu Ihren Aufgaben gehört die Erstellung von Arbeitsunterlagen, Meetingvorlagen, Präsentationen sowie Protokollen.

• Die Bearbeitung der Ausgangspost inklusive Paketversand fällt ebenso in Ihr Aufgabengebiet wie die Beauftragung von Kurierdiensten.

• Der zentrale E-Mail-Eingang wird durch Sie betreut; dabei leiten Sie Nachrichten an richtige Ansprechpartner weiter.

Ihr Profil: Die ideale Ergänzung unseres Teams

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/mann für Büromanagement bzw. eine gleichwertige Qualifikation aus dem Dienstleistungssektor mit Berufserfahrung

• Ausgeprägte Serviceorientierung mit einem Gespür für Wünsche sowie Bedürfnisse von Gästen

• Freundliches Auftreten kombiniert mit einem gepflegten Erscheinungsbild

• Überzeugende Umgangsformen gepaart mit Höflichkeit; Engagement im Team ist selbstverständlich

• Organisationstalent zur Optimierung von Arbeitsabläufen bei gleichzeitiger Berücksichtigung kaufmännischer Aspekte

• Sehr gute MS Office-Kenntnisse insbesondere in MS Outlook-Anwendung

• Hervorragende Deutschkenntnisse mündlich wie schriftlich; sichere Rechtschreibung & Grammatik

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Arbeitsort