Mitarbeiter*(m/w/d) Empfang und Office-Organisation

Als erste Ansprechperson für unsere Kunden, Lieferanten und Gäste gestaltest Du den ersten Eindruck unseres Unternehmens aktiv mit. Zur Verstärkung unserer Zentrale in Freiburg suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt ein/en Mitarbeiter*(m/w/d) Empfang und Office-Organisation. 

Deine Aufgaben

• Empfang von Kunden, Lieferanten, Bewerbenden und Gästen an unserem Hauptstandort

• Telefonzentrale: Annahme und Weiterleitung von Anrufen an die zuständigen Ansprechpartner*innen

• E-Mail-Weiterleitung zentraler Postfächer an die entsprechenden Fachabteilungen

• Intranetpflege: Verfassen, Einstellen und Verwalten interner Mitteilungen und Meldungen

• Projektbezogene Assistenz im Vertriebsbereich: Organisation, Nachverfolgung und Verwaltung laufender Projekte

• Reiseorganisation: Buchung von Hotelübernachtungen, Bahn- und Flugreisen, Verwaltung von BahnCards

• Besuchermanagement & Raumorganisation: Koordination von Besprechungsräumen, Tagungsequipment und Meeting-Vorbereitungen

• Poolfahrzeugverwaltung: Koordination und Vergabe der unternehmensinternen Fahrzeuge

• Verpflegungsorganisation: Bestellung und Abstimmung von Speisen und Getränken für interne Veranstaltungen und Schulungen

• Postbearbeitung: Unterstützung bei der Verteilung von Ein- und Ausgangspost

Dein Profil

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann, Hotelkauffrau/-mann o. ä. – oder eine vergleichbare Berufserfahrung im Bereich Empfang, Assistenz oder Organisation

• Eine gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise in deutscher Sprache – Du kommunizierst klar, verbindlich und freundlich

• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel

• Eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise – Du behältst auch bei mehreren Aufgaben den Überblick

• Englischkenntnisse oder Französischkenntnisse sind von Vorteil, aber kein Muss

• Ein sicheres, gepflegtes und sympathisches Auftreten – Du bist die erste Ansprechperson für externe Gäste und repräsentierst unser Unternehmen

• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Teamgeist und eine flexible, mitdenkende Art – Du erkennst, wo Du gebraucht wirst, und packst mit an

Du bist interessiert?

Bitte bewirb Dich online (Anhänge nur im PDF-Format) mit Angabe Deiner Gehaltsvorstellung und des frühestmöglichen Eintrittstermins.

*Wir handeln und sprechen von Mensch zu Mensch. Andere Kategorien, wie Geschlecht oder Herkunft, braucht es nicht. Wir setzen auf Vielfalt und lehnen Diskriminierung ab.

Arbeitsort